Binnenkort beschikbaar: Restricted SharePoint Search voor Microsoft 365 Copilot.

Maart, 2024.

Veel bedrijven streven ernaar om Microsoft 365 Copilot te integreren, maar ze maken zich zorgen over de beveiligingsaspecten. Een prominente zorg is het potentieel voor medewerkers om gevoelige informatie te verkrijgen via Copilot. Hoewel Microsoft 365 Copilot standaard de beveiligingsinstellingen van de tenant overneemt, bestaat de mogelijkheid dat deze niet correct geconfigureerd zijn, of dat er behoefte is aan extra zekerheid. Om aan deze bezorgdheid tegemoet te komen, heeft Microsoft een oplossing aangekondigd: Restricted SharePoint Search.

Met deze nieuwe functie kun je straks organisatiebreed zoeken uitschakelen en zoekervaringen beperken tot een beperkte set van SharePoint-sites naar keuze. Dit biedt diverse voordelen voor jouw bedrijf:

1. Beheer van informatie: Je kunt de zoekervaring richten op specifieke SharePoint-sites die relevant zijn voor jouw bedrijfsprocessen, waardoor je controle behoudt over welke informatie doorzoekbaar is.
2. Verbeterde beveiliging: Door de zoekfunctionaliteit te beperken tot geselecteerde sites, minimaliseer je het risico op onbedoelde blootstelling van gevoelige informatie en versterk je de beveiliging van jouw gegevens.
3. Gebruiksvriendelijkheid: Zowel Copilot-gebruikers als niet-gebruikers kunnen nog steeds bestanden en inhoud vinden en gebruiken van toegestane SharePoint-sites, waardoor de toegankelijkheid van informatie binnen jouw organisatie wordt vergroot.

Restricted SharePoint Search staat standaard uitgeschakeld. Als je besluit om het in te schakelen, kunnen gebruikers inhoud vinden en gebruiken van:

• Een toegestane lijst van SharePoint-sites die zijn ingesteld door beheerders (met maximaal 100 SharePoint-sites), waarbij de bestaande machtigingen van sites worden gehandhaafd.
• Inhoud van hun veelbezochte SharePoint-sites.
• Bestanden in de OneDrive, chats, e-mails en agenda’s waar ze toegang toe hebben.
• Bestanden die rechtstreeks met de gebruikers zijn gedeeld.
• Bestanden die door de gebruikers zijn bekeken, bewerkt of gemaakt.

Met Restricted SharePoint Search wordt het beheren en vinden van informatie binnen jouw bedrijf dus eenvoudiger en veiliger. Deze nieuwe functie zal vanaf april beschikbaar zijn als onderdeel van Copilot voor Microsoft 365-abonnementen.

Veelgestelde Vragen

1. Vereist Restricted SharePoint Search een extra licentie? Nee, Restricted SharePoint Search zal beschikbaar zijn voor tenants met Copilot voor Microsoft 365-abonnementen vanaf april. Om de status van de uitrol te volgen, volg je deze openbare roadmap-link.
2. Hoe kan ik Restricted SharePoint Search inschakelen? Restricted SharePoint Search is standaard uitgeschakeld. Je kunt het inschakelen door PowerShell-scripts uit te voeren die Globale/Tenant- en SharePoint-machtigingen vereisen. Je kunt dezelfde tools ook gebruiken om de lijst met toegestane sites te beheren.
3. Verandert het inschakelen van Restricted SharePoint Search de machtigingen voor wat een gebruiker toegang toe heeft? Nee, deze functie verandert de machtigingen niet voor wat een gebruiker toegang toe heeft, maar is in plaats daarvan bedoeld om het risico van overmatige blootstelling van overgedeelde inhoud te minimaliseren door te verminderen wat ze kunnen ontdekken in zoekopdrachten en Copilot.
4. Hoe beïnvloedt Restricted SharePoint Search mijn zoekresultaten en Copilot-ervaringen? Als Restricted SharePoint Search is ingeschakeld, wordt je ervaring op de volgende manieren beïnvloed:
   • Zoekresultaten en Copilot-zoekresultaten worden beperkt (het inschakelen van deze functie heeft invloed op de zoekervaring, zelfs voor niet-Copilot-gebruikers).
   • Gebruikers kunnen inhoud vinden van:
     • Een toegestane lijst met samengestelde SharePoint-sites opgezet door beheerders (met maximaal 100 SharePoint-sites), waarbij de bestaande machtigingen van de sites worden gehonoreerd.
     • Bestanden van gebruikers OneDrive, chats waar ze deel van uitmaken, e-mails die ze verzenden en ontvangen, agenda’s waar ze toegang toe hebben, enzovoort.
     • Bestanden die de gebruiker heeft geopend en bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld.
     • Inhoud van hun vaak bezochte sites.
   • Copilot heeft minder informatie beschikbaar om naar te verwijzen, wat de mogelijkheid kan beïnvloeden om nauwkeurige en uitgebreide antwoorden te geven op opdrachten.
   • Gebruikers binnen de organisatie zien de volgende banner op Copilot-ervaringen: “De beheerder van jouw organisatie heeft Copilot beperkt in het toegang krijgen tot bepaalde SharePoint-sites. Dit beperkt de inhoud die Copilot kan doorzoeken en raadplegen bij het reageren op jouw opdrachten. Leer meer.”
5. Kunnen gebruikers hun informatie niet meer openen met Copilot als Restricted SharePoint Search is ingeschakeld? Nee, als je Enterprise Search of Restricted SharePoint Search hebt ingeschakeld, kun je nog steeds interageren met de informatie die je bezit in OneDrive, chats waar je deel van uitmaakt, e-mails die je verzendt en ontvangt, agenda’s waar je toegang toe hebt, enzovoort.

Met Restricted SharePoint Search wordt het beheren en vinden van informatie binnen jouw bedrijf eenvoudiger en veiliger dan ooit tevoren. Deze nieuwe functie zal vanaf april beschikbaar zijn als onderdeel van Copilot voor Microsoft 365-abonnementen. Neem de controle over jouw gegevens en verbeter de efficiëntie van jouw bedrijfsprocessen met Copilot en Restricted SharePoint Search.

Bron: Introducing Restricted SharePoint Search to help you get started with Copilot for Microsoft 365 – Microsoft Community Hub