Is jouw bedrijf goed voorbereid op Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot is op dit moment alleen beschikbaar voor grote organisaties met Microsoft 365 Enterprise licenties. De verwachting is dat het voor het MKB ergens in de komende maanden beschikbaar komt.

Veel bedrijven zijn onvoldoende voorbereid op een goede implementatie. Een veelvoorkomende gedachte zoals: ‘We schaffen de licenties aan en kunnen starten’, is te naïef.  Het is cruciaal om jouw bedrijf goed voor te bereiden. En daar kun je NU mee starten.

Wij hebben diverse Microsoft trainingen op dit gebied afgerond. Graag delen we onze tips, zodat jouw bedrijf een vliegende start kan hebben en de voordelen optimaal kan benutten.

Weet je nog niet precies wat Microsoft 365 Copilot doet? Lees dan onze eerdere blog over de werking en voordelen.

Technische voorbereiding

Controleer je toegangsbeheer en beleidsregels!

Microsoft 365 Copilot gebruikt bestaande rechten en beleidsregels binnen jouw Microsoft 365-omgeving om relevante informatie te sturen aan gebruikers. Als rechten niet goed zijn ingesteld, is het vragen om problemen! Een gebruiker die per ongeluk te veel rechten heeft, kan dan via Copilot toegang krijgen tot gevoelige gegevens. Het vereist denk ik geen toelichting wat hier de risico’s van zijn. Laat daarom je toegangsbeheer en policies controleren door gekwalificeerde personen!

Meer lezen over privacy en beveiliging van Copilot? Lees dan dit artikel.

Verbeter (doorlopend) je datastructuur

Een slechte datastructuur vermindert de kwaliteit van Copilot. Enkele tips:

• Zorg voor een logische indeling en structuur van folders en SharePoint pagina’s.
• Standaardiseer naamstructuren van bestanden en folders en voeg labels, hashtags en metadata toe om Copilot te helpen relevante informatie te vinden.
• Behoud waar mogelijk alleen definitieve versies van documenten. Verwijder overbodige en verouderde versies om de kans op verwarring en tegenstrijdigheden voor Copilot te verkleinen.

Organisatorische voorbereiding

Communicatiestrategie

Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie om medewerkers te informeren over de werking van Copilot. Leg de voordelen uit en adresseer eventuele zorgen die medewerkers kunnen hebben.

Training en opleiding

Zorg dat mensen de basismogelijkheden van Copilot begrijpen om de juiste verwachtingen te creëren. Ontwikkel trainingsmateriaal en FAQ’s om mensen te informeren over de optimale manier van werken met Copilot.  Zorg daarnaast voor documentatie en handleidingen.

Adoptieplan

Creëer een gefaseerd adoptieplan om geleidelijk Copilot in te voeren, zodat medewerkers voldoende tijd hebben om eraan te wennen. Stel een kleine pilotgroep samen (key-users), die als ambassadeurs fungeren en collega’s kunnen ondersteunen. Verzamel feedback en optimaliseer configuraties voordat je Copilot breder uitrolt.

Beleid en richtlijnen

Stel een duidelijk beleid op met betrekking tot het gebruik van Copilot, inclusief richtlijnen voor het omgaan met gevoelige informatie. Promoot goede gewoontes binnen je organisatie, om ervoor te zorgen dat de goede datastructuur in stand blijft. Stel iemand verantwoordelijk om dit doorlopend te monitoren.

Meetbare Doelen

Copilot is een krachtige tool die veel voordelen kan bieden voor je organisatie. Het kan je helpen om tijd te besparen en de kwaliteit te verbeteren. Definieer meetbare doelen voor de implementatie. Monitor de voortgang en deel de successen met het team.

Conclusie

Door zowel technische als organisatorische aspecten in overweging te nemen, kun je een soepele implementatie van Copilot in je bedrijf bevorderen. Het creëren van een positieve en ondersteunende omgeving voor medewerkers zal de acceptatie van de de tool vergemakkelijken.

Meer weten? Neem contact op met sales@i4.nl en we helpen je graag verder.