Turner ECS werkt zorgeloos met i4 Managed Workplace Services

Turner ECS werd tot een jaar geleden gefaciliteerd vanuit het hoofdkantoor in Glasgow. Daar kwam recent verandering in: Turner ECS, met 5 vestigingen in Europa en Midden-Oosten, kwam volledig op eigen benen te staan.

Dat betekent dat diensten als HR, Finance maar ook IT volledig lokaal geregeld moesten worden. Voor Piet van Egmond, Operations Manager, en Majid Alramaji, het moment om te kijken naar een nieuwe, toekomstbestendige oplossing voor werkplekken.

De keuze viel op de Managed Workplace Services van i4. Piet vertelt waarom dit voor hen de logische keuze was en of het de verwachtingen tot dusver waarmaakt.

Van een centrale naar decentrale organisatie

Turner ECS is onderdeel van de Turner Group, dat onder Turner & Company Ltd. in Glasgow valt. Turner ECS heeft naast vestigingen in de UK en Nederland, ook vestigingen in Italië, Duitsland, Saoedi-Arabië, Qatar en de Verenigde Arabische Emiraten. Vanuit hier worden zowel Europa als het Midden Oosten bediend.

Het hoofdkantoor in Glasgow kondigde enkele jaren geleden al aan dat ze wilden gaan decentraliseren. Tot dan toe faciliteerden zij vanuit het hoofdkantoor zaken als personeelszaken, de financiële administratie en IT-diensten. De IT-omgeving bestond uit een datacenter in Glasgow, waarop met Citrix gewerkt werd.

Dit voldeed al langer niet aan de wensen van Turner ECS: het was traag en Majid kon als beheerder te weinig zelf. Hij was voor vrijwel alles afhankelijk van de collega’s in Glasgow, waardoor processen onnodig veel tijd vroegen. De samenwerking liep ook niet altijd even soepel.

Voor Turner ECS was het decentraliseren van voornamelijk de IT-omgeving dus een welkome verandering. Zij hadden al wel opslag lokaal geregeld, maar zagen in dit project de kans om komende van een trage, verouderde situatie direct een moderne werkplek te faciliteren voor medewerkers. Eentje waar zij zelf, met lokale hulp, het beheer kunnen uitvoeren.

Medio 2020 werd de transitie daadwerkelijk ingezet en eind 2021 kunnen we stellen dat fase 1 is afgerond. Dat betekent niet dat er niets meer hoeft te gebeuren. ‘Dit is een project dat denk ik nooit helemaal af is. Je blijft optimaliseren en verbeteren. Maar het belangrijkste is gedaan, we zijn over op de moderne werkplek,’ vertelt Piet.

Een netwerk van apps en bestanden

De nieuwe werkplek is gebaseerd op Microsoft 365, SharePoint Online en Cisco Security. De keuze om dit met i4 te doen, komt voort uit een langere samenwerking. Doordat Majid in zijn eentje verantwoordelijk is voor het IT-beheer van alle vestigingen van Turner ECS, met in het totaal zo’n 80 medewerkers, gebruikten zij de helpdesk van i4 al langer als ondersteuning door middel van tickets.

‘Toen we i4 vroegen om mee te denken over een oplossing voor onze werkplekken, hadden we direct vertrouwen in een succesvolle samenwerking. Bij i4 werken flink wat mensen met écht kennis van zaken. Ze verkopen niets zonder een goed advies, waarbij wij onze wensen en eisen op tafel konden leggen,’ aldus Piet.

‘Op de Citrix-omgeving in Glasgow draaide ook een ERP-systeem. Dit was verouderd, net als de rest van de omgeving, en kon niet overgezet worden naar de cloud. Terwijl een toekomstbestendige werkplek in onze ogen toch echt op basis van cloud-oplossingen is. Hier werd een vervanger voor gevonden, een vereiste was dat dit geïmplementeerd kon worden in de geboden oplossing,’ vervolgt Piet.

‘We wisten dat dit overzetten een uitdaging zou worden, er waren namelijk allerlei koppelingen met dat ERP-systeem. Uiteindelijk heeft het vanuit Glasgow dus ook langer geduurd voordat we daadwerkelijk over konden.’

Turner ECS heeft mede daarom ook wat langer dan gepland gebruikgemaakt van de IT-omgeving in Glasgow. Het feit dat reizen tijdens het project vrijwel onmogelijk was, zorgde voor extra vertraging. Majid zou de implementatie op alle vestigingen persoonlijk begeleiden maar dat ging om bekende redenen niet.

‘Uiteindelijk hebben we het op afstand gedaan, met wat hulp van lokale partijen. En het is gelukt. Je merkt dat iedereen flexibeler wordt als je voor zo’n uitdaging komt te staan,’ aldus Piet.

De inrichting van SharePoint is in de basis ook gebeurd. Er is een structuur opgezet, waarbij niet de locatie maar wat iemand nodig heeft, de basis is geweest. Dat vergt wel een andere manier van denken, zo hebben ze bij Turner ECS gemerkt.

De implementatiefase

Fase 1 is dus afgerond, de medewerkers werken nu met de Managed Workplace van i4. Majid heeft zelf een deel van de implementatie gedaan. Dat was deels om deadlines te halen, deels om kosten te besparen maar zeer zeker ook om zo zelf te begrijpen hoe de omgeving in elkaar zit.

Piet: ‘We dachten dat we heel duidelijk hadden wat we wilden. Tijdens het proces kwamen we er toch achter dat de verwachtingen soms toch anders waren, waardoor we sommige keuzes aan moesten passen. Maar de voorwaarde dat Majid het beheer voor een groot deel zelf moest kunnen, bleef staan.’

Er werd dus van alle kanten een beroep gedaan op de flexibiliteit, soms omdat de oplossing toch niet helemaal aansloot op de wensen, soms omdat er vanuit Glasgow ineens andere deadlines kwamen. Vanuit i4 werd duidelijk dat gedegen projectmanagement in dit soort gevallen ontzettend belangrijk is.

Een tweede leerpunt, voor alle partijen, is dat het belangrijk is om tijd te nemen voor gedegen testen. Soms kwamen die in het gedrang, waardoor ze niet optimaal werden uitgevoerd. Al met al kijken Piet en Majid tevreden terug op het project en de samenwerking met i4:

‘Je leert een partner pas kennen als niet alles in één keer goed gaat. De professionaliteit waarmee i4 steeds reageerde, meedacht en ons aanhoorde, maakt dat de band alleen maar beter is geworden. Wij hebben alle vertrouwen in de toekomst.’

En nu verder

Het project is dus deels af, nu is het tijd voor optimalisatie. Het inrichten van SharePoint is namelijk nog niet klaar, en blijft misschien wel altijd aan verandering onderhevig. Toch zijn er nu nog wel wat slagen te slaan. Vragen als ‘Hoe gaan we om met retentie?’ en ‘Hoe regelen we het bijwerken van documenten, online maar vooral lokaal, zonder dat medewerkers daar last van ondervinden?’ staan nog open.

Samen met OneValue gaat Majid aan de slag om de antwoorden op deze vragen in te vullen, zodat de oplossing niet alleen nu goed werkt, maar ook toekomstbestendig is. ‘Het is belangrijk dat de structuur goed staat, zodat de opslag van bestanden voortaan uniform blijft gebeuren en het niet eenzelfde onoverzichtelijke boel wordt zoals het was,’ aldus Piet.

Of de medewerkers een beetje tevreden zijn? Piet herkent wat veel managers zeggen: ‘Als het goed werkt, hoor je ze niet. De afwezigheid van geklaag is een goede graadmeter voor hoe tevreden ze zijn.’ Dat horen we natuurlijk graag, want uiteindelijk is dat waar we het allemaal voor doen!